ومضات وتجارب من وحي إدارة شؤون المباني

ومضات وتجارب من وحي إدارة شؤون المباني

من لم يستفد من تجارب الآخرين ونجاحاتهم في آلية التعامل مع بيئة العمل التي يديرها؛ فلن يقدم شيئًا يُذكَر، وسينتهي الوقت أو الفترة التي يقود فيها هذا العمل أو ذاك وهو ما زال يراوح مكانه. ومن التجارب التي يمكن أن نُسجِّلها في مشوار نجاح فريق العمل معي في إدارة شؤون المباني بتعليم محافظة القنفذة عام 1434/ 1435 التي أسندت إليَّ بحُسْن ظن من صاحب القرار، وموافقة من معالي نائب الوزير، على إدارتي لشؤون المباني كتربوي يدير جهة هندسية، وكانت موافقة معاليه أن يكون ذلك بمُسمَّى المشرف على إدارة شؤون المباني، وذلك برقم: 342100355 بتاريخ: 24/ 12/ 1434، وانطلقنا بحمد الله مع فريق العمل بفضل من الله وتوفيق، ثم دعم من سعادة مدير التعليم في ذلك الوقت د. محمد الزاحمي، وتفاهم وتناغم مع فريق العمل، وتركنا بفضل الله وتوفيقه بصمة نجاح وتميُّز في جوانب مضيئة ولله الحمد، ومن باب نقل التجارب والخبرات، حاولت جاهدًا بعد مضي ما يقارب السنوات العشر أن أسجِّل بعض ما أرى أنه سيقدم شيئًا للميدان في أي إدارة كانت: هندسية أو تربوية أو اجتماعية أو غير ذلك من الإدارات أو الأقسام؛ لأن التعامل هنا وهناك مع النفس الإنسانية، وأحسب أن ما سأطرحه في هذه الزاوية سيساهم بإذن الله في تجويد مخرجات بيئة العمل؛ فهيَّا إلى النقاط العشر التي سنُسلِّط عليها الضوء معًا، ونسأل الله العلم النافع، والعمل الصالح:

أولًا: أن يحاول المكلف بإدارة العمل قبل مباشرة العمل في البيئة الجديدة أن يقرأ جيدًا وبتركيز وتلخيص عن فلسفة المنظمة واللوائح والأنظمة المتعلقة بتلك الدائرة، ويُحدِّد بعض المعوقات والتحديات والمشاكل التي تحيط بتلك البيئة.

ثانيًا: أن يُحسِن التعامل مع أفراد بيئة العمل، في ظل وضع معايير واضحة للجميع، فيها حيادية وبُعْد عن الشللية، وأن يلتزم بها القائد في نفسه قبل أن يُطالِب بيئة العمل بذلك؛ ففاقِدُ الشيء لا يعطيه.

ثالثًا: أن يختار فريق العمل في هذه المنظمة أو تلك على ضوء ما يملكون فعليًّا من نقاط تميُّز ومهارات وقدرات تُميِّزهم عن الآخرين، كُلٌّ في مجاله وتخصُّصه، بكل وضوح وشفافية، عن كل البُعْد عن اختيار فريق العمل على ضوء الصحبة والصداقة والارتباط العاطفي؛ فليس كل من يصلح صديقًا وصاحبًا خارج مؤسسة العمل، يكون عضوًا ضمن فريق العمل، سواءً كان ذلك عملًا رسميًّا أو غير ذلك؛ فالاختيار على ضوء الجودة ومصلحة العمل، هو الأساس وليس الاختيار على الصحبة والتجانُس.

رابعًا: إذا استطعت أن تفتح قناة تواصل ممتازة مع الجهات العليا المشرفة على العمل وقراراته، من خلال حسن التعامل معهم، والتواصل بهم، وطلب الزيارة الشخصية لهم للاستفادة من آلية العمل لديهم، وإذا أحسن في هذه الزيارة الهادفة التعرف والتواصل مع رؤوساء الأقسام المعنية ومديري مكاتب الجهة العليا بتلك الجهات المشرفة؛ فإن هذا إنجاز مهم، وهنا يكاد أن ينجز غالبية المهام والأعمال والتقارير بل القرارات المصيرية في وقت وجيز؛ حيث سيصل لك المطلوب ودِّيًّا قبل أن يصل لك رسميًّا.

ولذا في هذا المجال أثناء إدارة شؤون المباني تم إنجاز الكثير من المشاريع وكذلك سحب أكثر من 20 مشروعًا في فترة وجيزة، مع العلم أن إجراءاتها تحتاج إلى وقت طويل، وبالذات أن تترتب على إنذارات مسبقة، لا تقل عن ثلاثة إنذارات معتمدة من صاحب الصلاحية، والإنذار الثالث لا بد أن يكون معتمدًا من الوزارة؛ حتى تتَمَكَّن الإدارة من السحب، ثم إعادة الطرح لاستكمال تلك المشاريع المسحوبة، ولكن بفضل الله ثم الحرص منا كفريق عمل على تطبيق اللوائح والأنظمة، وبالذات في الإنذارات الموجهة للمقاول بشأن رفع نسبة الإنجاز وتقيد الجدول الزمني؛ فساهمت تلك المعرفة بآلية التواصل وتطبيق ما يتعلق باللوائح والأنظمة في تسيير العمل ورفع التقارير أولًا بأول.

خامسًا: بمقدار ما تتواضع وتتعامل مع الجانب النفسي بعقل وحكمة وإيجابية وتشاركهم في النجاح والإخفاق، بمقدار ما يندفع ذلك الموظف للتفاني في إنجاح العمل، وشعورهم أن هناك من يحرص على شكرهم وحفظ ما لهم من إنجاز والإشادة بذلك، بتبني الدفاع والنضال عن موظفيك فهم بشر يحتاجون إلى من يتجاوز بهم بعض المحكات مع إيصال الدرس لهم للاستفادة منه.

سادسًا: أن يحرص في حالة وجود عمل يتضمن مقاولًا خارجيًّا ومشرفًا مختصًّا لديه، ألَّا يقبل قول أحدهما في الآخر إلا بعد أن يجمع بينهما في مكتبه ويقول لهما: أريد أن أسمع من كل منكما ما يعيق العمل ويُؤخِّر الإنجاز؛ فقط عند ذلك سينكشف لك الغطاء؛ لأن ما كان يُقال على انفراد معك ذهب أدراج الرياح، فهناك مصالح مشتركة بين الطرفين ربما تكون على حساب جودة العمل.

سابعًا: لا تجمع المعاملات وتؤخِّرها، وتسوِّف في اتخاذ قراراتك؛ بل أنجز أولًا بأول وإن تأخَّرت في البقاء في العمل من أجل إنجاز المعاملات، فهو عبادة وقربة، والمسؤول المباشر لك متفهم العمل وما يلزم من جهد إضافي فلن يبخل، فالعمل يحتاج خارج دوام؛ لدقة ما يرتبط به من مخصصات مالية ومسؤولية نظامية!

ثامنًا: وهو الأول والأهم، فاقد الشيء لا يعطيه، ضع خطتك للعمل بجدول زمني ومحدد ومعلن في مكتبك للجميع، قبل أن تطالب الآخرين.

تاسعًا: نشر ثقافة أعرف ما لك وما عليك في الميدان التربوي؛ ولذا كان الميدان التربوي، وما يزال، أن بعض من يقوده يفتقد إلى معرفة الحقيقة، وما له وما عليه، وبالذات في جانب العقود الهندسية والمشاريع القائمة؛ فلا يرى عقدًا، ولا يعرف مقايسة؛ ومن ثمَّ يظل فاقدًا للمعلومة في هذا المجال، وبناء عليه يبقى العقد وما يتضمنه من أعمال تنفذ وأعمال لا تنفذ مجهولة لدى الميدان التربوي، وهذا الذي كان فعلًا، فتذهب الشركة المتعاقد معها إلى تنفيذ الأعمال في الميدان من صيانة أو أعمال إنشائية ومشاريع تنفيذها بمبالغ ضخمة لا يُرى ولا يُعرف عنها شيء.

فعندما استلمت زمام إدارة المباني، كنت عازمًا على نشر ثقافة إيصال العقود الهندسية للميدان، طالبت جميع الشركات والمؤسسات المبرم معها العقود بإحضار صورة من العقد مع المقايسة المتضمنة كل التفاصيل وما لها وما عليها، ثم وجَّهت بنسخ هذه العقود وتوجيه خطاب عليه رسمي من سعادة مدير التعليم مع نسخة إلكترونية إلى الأقسام بالإدارة ومكاتب التعليم ومدارس المحافظة المترامية الأطراف، ثم نشرنا ثقافة من خلال الاجتماع وعقد لقاءات مع مديري المدارس وتسليط الضوء، ومعرفة ماذا تتضمن عقود تلك المشاريع، ومع ذلك كان هناك عائق أن بعض مديري المدارس ضعيفو قراءة تلك العقود التي يتضمن بعضها 50 صفحة أو أكثر، واستمررنا في العمل على هذا الجانب، وبالذات مع الزيارات الفنية للفنيين السعوديين أو زيارة متابعتي لبعض تلك المدارس؛ فالشاهد أن ثقافة إيصال العقود كانت مساهمة لنا فيما بعد لمطالبة المقاولين بالإصلاح والصيانة؛ فإذا قال المقاول: هذا ليس عليَّ، أخرج مدير المدرسة أو المنشأة العقد، فعند ذلك بدأ المقاول ينفذ المطلوب حسب ما ورد في العقد.

العاشر: الميدان ثم الميدان، إذا وُجِد القائد أو الرئيس أو المسؤول في الميدان فسيلحظه الجميع، ويقدره الجميع، وإن لم يحبه من ستتضرر مصالحهم بوقوفه الميداني بشرط أن يحدد هدفه مسبقًا، ويفهم من خلال الزيارة ما يتعلق بالعمل من إجراءات ونحو ذلك، ومعرفة الجدول الزمني للموقع المزار، والتقارير المتعلقة بالعمل في هذا الموقع، ومستوى الإنجاز الذي ينبغي أن يكون.

صَدِّق أو لا تُصدِّق، زرتُ مشروع إنشاء مدرسة ما مخصصة للأطفال، وتفاجأت أثناء زيارتي للمبنى أن حائطًا بلوكيًّا مرتفعًا أكثر من 2م مبني في وجه الباب الرئيس للمبنى لا يفصل عنه إلا بمقدار ثلاثة أمتار كحد أقصى، فطلبت المهندس المشرف على المبنى فلم يكن موجودًا وجدول زياراتهم محدد لديَّ مسبقًا، وطلبت المقاول وقلت: ما هذا؟ فذكر لي أنه حائط ساد لوجه الباب الرئيسي؛ فقلت له: أنت مهندس مختص وأنا دكتور تربوي لدي قراءة بسيطة عن جوانب الهندسة ولكن يستحيل وجود هذا الحائط البلوكي في هذا الموقع؛ فالأمن والسلامة يستدعيان خلاف ذلك، فهَيَّا اتبعني إلى مكتبي بالإدارة وأحضر معك المخططات المحددة لهذا المبنى، وكان موقع الإدارة يبعد عن هذا الموقع حوالي ستين كيلو مترًا، فأحضر المقاول معه مهندسه، ثم طلبت مهندس الإدارة للاطلاع على المخططات وتحديد هذا الحائط، وهو مهندس مختص، فأخذ المخططات وإذا بهذا درج بمقدار 2م أو يزيد قليل، فقلت للمقاول ومهندسه: حرام عليكما، أنا تربوي ولحظت ذلك من أول زيارة وأنتم مهندسون مختصون لا تلاحظون ذلك، وأمرت بإزالته وبنائه على حسب المخطط.

وزرت ميدانيًّا موقعًا آخر، فوجدت المقاول يدفن بالشيول مباشرة دون أن يدفن على مستوى طبقات، ولا بد أن يسلم المهندس كل طبقة على حدة للمقاول‏، هل لدى المهندس المشرف خبر عن هذا الإجراء، فقال: أخبرته بذلك، وتواصلت مع المهندس المشرف وقلت له: أنا في الموقع الفلاني، هل استلمت الطبقات المحددة للدفن؟ فتحرج وقال: لا.

وقلت للمقاول: أوقف العمل، ‏وأعِد الدفن حسب ما هو محدد في آلية أن يكون بشكل طبقات، ويستلم من المهندس المشرف استلامًا رسميًّا، وسأتابع الموضوع شخصيًّا مع المهندس.

واستلام حسب الطبقات حسب العمق المحدد لحفر المبنى، والشيء بالشيء يُذكَر أن سبب الهبوط الذي يحدث في كثير من المشاريع والمواقع والمباني سببها يعود إلى آلية الدفن وعدم الالتزام بذلك. ‏

الحادي عشر: تعامل بحذر مع كل ما يقدم إليك للتوقيع عليه، فلا تبالغ في حسن الظن، ولا تقدم سوء الظن، ولكن توقيعك يعني اعتماد ذلك واطِّلاعك عليه، ومعرفة ما يترتب عليه؛ لذلك يجب التحرِّي الجيد في التعامل مع المخصصات المالية للمشاريع وآلية صرفها، وكذلك الإجراءات الأخرى التي تسير العمل وتضبط جودته إلى حد ما، وفي نفس الوقت ألا يُراكِم عليه المعاملات والمخصصات المالية المتعلقة بالعمل فيضر الآخرين؛ لأن كثيرًا من أعمالهم قائمة على صرف هذه المخصصات المالية حسب إنجاز العمل، وإن كان في العقد ملزم المقاول وموقع على ذلك أن العمل واستمراره حسب الجدول الزمني لا يتوقف على صرف المخصصات المالية؛ لأنه في أصل دخل المقايسات وهو مقتدر.

قدم لي مهندس مشرف على مشروع بصرف مخصص مالي لذلك المشروع حسب الجدول الزمني المرفق والتنفيذ الفعلي في الميدان، وهو معتمد ومُوقَّع منه ومن المقاول ومن رئيس القسم المختص بالمباني؛ فقلت له: أبشِر، ضَعْه الآن ومُرَّ عليَّ يوم غد؛ فلديَّ اجتماعات ضرورية اليوم مع أكثر من شركة، وفعلًا، وضع المسير، وبدأت بعد الانتهاء من الاجتماع في قراءة ذلك المسير وحسبت بدقة المخصص المالي؛ فإذا بي أجد أن هناك مجاوزات مالية مع الجميع قبلي، وقع ذلك ولم يبق إلا تركيني واعتماد مدير التعليم بعدي للصرف، وكان هذا في بداية استلامي للعمل، فطلبت السكرتير بدعوة المهندس لمكتبي، ثم جاء إلى مكتبي فقلت له: ممكن نجلس مع بعض في هذا المسير وآلية صرفه، وأعطيته نسخة منه والأصل عندي، ثم بدا عليه الارتباك وهو يفصل حتى وصلت إلى النقطة التي أريدها وهنا سألته: أخبرني كان وصل المبلغ كذا، فعرف أنني فهمت ما كان يريد، ثم وضعت المسير في أدراج مكتبي وهو يقول: يا دكتور، أعطني أصل المسير حتى أعدِّل الخطأ، فقلت: هذا خطأ غير مقصود، عَدِّله وانتبه جيدًا للحسابات، فأنت مهندس وأنا تربوي غير مختص في مجالات الحسابات، واستدعيت اللجنة الموقعة على ذلك المسير، والحمد لله بعد ذلك أصبح يحسب جيدًا ما سيترتب على ذلك.

وهذه المواقف توجه دفع العمل إلى حد ما للوجه الصحيح، ولكن يبقى المهندس المشرف على المشروع من الجهة المشرفة هو من يستطيع أن يتابع ما سيكون في المبنى من الالتزام بما ورد من عينات، فهناك لجنة مختصة في المباني للتوقيع على استلام العينات لكل مشروع، ينبغي أن ينزلها المقاول في الميدان، محدد بها كل المواصفات والنوعية والجهة المصدرة لها ولكن كل ذلك ربما يذهب أدراج الرياح إذا لم يكن هناك مهندس مشرف على مشروع يخاف الله ويفهم عمله وحريص على تطبيق المقايسات والمواصفات كما وردت.

وفي الختام: أشكر كل من ساهم معي من فريق العمل في ذلك الوقت على أن نقدم جزءًا من التحسين والتجويد الذي يجب أن يكون، وقد حصلت إدارتنا على خطابات شكر وتقدير من معالي وزير التعليم ذلك الوقت صاحب السمو الملكي الأمير خالد الفيصل، وزيارة شخصية لتدشين المشاريع والوقوف على ذلك الإنجاز من المشرف على وكالة المباني بالوزارة، وكذلك فريق هندسي مختص، والجميع خرج بفضل الله بالانطباع الممتاز والشكر التقدير والثناء على ما هو مقدم، وسعادة مدير التعليم ذلك الوقت د. محمد الزاحمي، كان داعمًا وحريصًا على تسهيل المهمات وتقليل المعوقات والتحديات، وآخر دعوانا أن الحمد لله رب العالمين.