تقسيم إدارة الوقت

لقد مَرَّ بنا أنَّ مَفهوم الوقت من المفاهيم الشاملة والمتكاملة لأَيِّ زمان ومكان، والإنسان سواء كان إداريًّا أم غير ذلك لا يقتصر تطبيقُه لإدارة الوقت على مكان دون آخر، أو زمان دون غيره، فهو يرتبطُ بالعمل الإنساني ككل، وبالعمل الإداري بدرجة كبيرة، فالإنسان يهدف من خلال التخطيط والتحليل والتقويم إلى تَحقيق الفاعلية في أعماله وأهدافه، ولا شَكَّ أن الكيفية المُثلى لاستغلال الوقت تزيد الفاعلية، وتُحقق الكفاءةَ في الإنتاج والخدمات.

وقبل أن نتعرض للإدارة الذاتية للوقت، سنُبين هنا تقسيماتِ إدارة الوقت، التي تشمل نوعين رئيسين، هما:

أولاً: إدارة الوقت الرسمي.

ثانيًا: إدارة الوقت الخاص (خارج الوقت الرسمي، وسيتم مناقشته في الباب الخامس، والفصل الثالث).

أولاً: إدارة الوقت الرسمي:

الوقت الرسمي هو الوقتُ الذي تُحددُه اللوائح والقرارات الرسمية، سواء كانت منظمة خاصة أم عامة، وعادة تحدد بساعات معينة يُطالَب العاملون بالالتزام بها، وقد يَختلف الدوام بالنسبة للقطاعات الحكومية عن القطاعات الخاصَّة، وهو على أية حال أمانة والتزام أخلاقي على المرء، سواء كان مدنيًّا أم عسكريًّا، بما يضمن للمنظمة الحصول على أفضلِ النَّتائج في وقت محدد؛ ولهذا على الإدارةِ المعنية أن تكونَ واضحة من خلال القيام برسم الجداول التحليلية والفترات الزمنية التي يتطلبها إنجاز كل نشاط.

ويَجب أن يدركَ الشخص الذي يعمل في الدولة أنَّه يُشارك بعمله في خدمة الدولة، التي بدَوْرِها تَخدم الدينَ والوطن، وتَحمي حدودَ الوطن، وتُحافظ على أمنِه وسلامته، وتؤمِّن الرخاء والخدمات التي يَحتاجها المواطن، ويَجب أن يشعر الموظفُ بأنَّ بينه وبين الدولة عقدًا يلتزم بموجبه بالعمل بإخلاص وأمانة، ويُحافظ على ساعات العمل المحددة مقابلَ الراتب والشرف الذي تَمنحه الدولة له، كما أنَّ مَن يعمل في القطاع الخاص يَجب أن يشعرَ بأنه مطالَب باحترام صاحب العمل، والالتزام بالإخلاص والأمانة في عمله، مُراعيًا ساعاتِ العمل وسُمعة الشركة أو المؤسسة التي يعمل بها.

وما يُؤسَف له أنَّ كثيرًا من العاملين لا يدركون قيمةَ الوقت ولا يَحرصون عليه، والقليل منهم يستخدمونه استخدامًا فعالاً، كما أنَّ الكثيرَ منهم يؤدون أعمالاً ثانوية ليست مهمة، ولهذا تتبعثر جهودُهم، فتأتي غير مُتناسقة وفَعَّالة إلى حدٍّ كبير؛ لذا ينبغي على العاملين في المنظمات الحرصُ على استغلال الوقت؛ بُغيةَ زيادة إنتاجهم؛ لِمَا فيه من فائدة للمنظمة التي يعملون بها، ونفع لهم من خلال فرص تقدُّمهم في العمل، ورفع مستوى دخولهم.

والقادة والمديرون ربما يكونون مَعنيين أكثرَ في هذا الشأن من غيرهم، فالوقتُ يُعَدُّ بالنسبة لهم من أهم الموارد؛ لأنَّ كثرةَ أعمالهم ومهامهم من تَخطيط، وتنظيم، وتَحضير، واتِّصالات، وقرارات، واجتماعات، ورقابة - تتطلب منهم مهاراتٍ وقدراتٍ لإدارة واستغلال الوقت.

إنَّ كثيرًا من القادة والمديرين لا يُدركون واجباتِهم ومَهامهم كما يَجب، كما لا يستطيعون تَحديد الأولويات في واجباتِهم وأعمالهم؛ لهذا ذكر (بارينو) أنَّ بعضَ المديرين يبذلون أربعة أخماس وقتهم في القيام بواجبات ومسؤوليات تتصل بخمس ما يحققونه من نتائج[1].

إنَّ إدارةَ الوقت - كما ذكر سابقًا - هي الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة، بما في ذلك الوقت، فالمدير إذا إراد أن يحسن من إدارته لا بُدَّ له مما يلي:

1- الالتزام: إنَّ سوء إدارة الوقت من العادات السيئة التي ينبغي على أيِّ مُدير أن يتخلصَ منها، وعليه أن يكون قدوة حسنة في مواظبته على العمل، وفعالية الأداء، وتَحقيق الأهداف، وشحذ هِمَم مرؤسيه لحسن إدارة الوقت.

2- التحليل: ويقتضي وجود بيانات توضح الكيفيةَ التي يقضي بها وقته، وأهم المشاكل المترتبة على ذلك.

3- التخطيط: أهمية التخطيط في عمل المدير تكمُن في أنه يوفر الوقت والجهد في العمل.

4- المتابعة وإعادة التحليل: أي عمل يفتقر إلى المتابعة والتحليل والاستنتاج والتعرُّف على المشاكل، فإنه عرضةٌ للفشل، وأرى من الأفضل أن يوكلَ المدير إلى جهة مُختصة لديه تُعْنَى بجودة العمل، وأن يقوموا بما ذكر أعلاه، ويقدموا توصياتِهم للمدير بما يَجب عمله لزيادة فعالية وحسن إدارة الوقت.

مضيعات الوقت الرسمي:

يُعرف ضياعُ الوقت بأنه "قيام الشخص بالعديد من الأنشطة والعمليات والمهام، التي تأخذ جزءًا كبيرًا من وقته دون الحصول على نتائج إيجابية تُسهِم في تَحقيق الأهداف"، كما يعرف على أنه "مفهوم ديناميكي يتغيَّر بتغيُّر الظروف والأوقات، وهو يُعْنَى بالنشاط الذي يأخذ وقتًا غير ضروري، أو يستخدم وقتًا بطريقة غير مُلائمة، أو أنه نشاط لا ينتج عائدًا يتناسب والوقتَ المبذول من أجله".

لقد حدد (دركر) العواملَ التي تُؤدي إلى ضياع الوقت الرسمي في الآتي:

1- سوء الإدارة، وعدم كفاية التنظيم: يُؤدي إلى ضياع الكثير من الجهد والوقت.

2- تضخم عدد العاملين: تؤدي زيادة عدد العاملين عن الحاجة الحقيقية إلى وجود بعض العاملين الذين ليس لديهم عمل، ويقومون مِنْ ثَمَّ بتضييع وقت أعمال زملائهم.

3- الإفراط في الاجتماعات: عندما تزيد الاجتماعات عن الحد المقبول، تؤدي إلى إضاعة الوقت والمال والجهد.

4- سوء أنظمة الاتصالات وصعوبة نقل المعلومات بكل يُسر وسهولة، مِمَّا يضيع الكثير من الوقت.

5- المكالمات الهاتفية وزيادتها عن الحد المعقول، تؤدي إلى ضياع الوقت.

6- قراءة الصحف والمجلات.

7- القيام بتنفيذ الأعمال دونَ أي تخطيط، والانتقال إلى مهام أخرى قبل إنجاز المهام السابقة.

كما حدَّدتْ إحدى الدراسات العربية أهمَّ مُضيِّعات الوقت، ومعدل الوقت الضائع أسبوعيًّا، فيما يلي:

أهم مضيعات الوقت ومعدل الوقت الضائع أسبوعيًّا:

1- تأخر في الصباح عن العمل الرسمي (61،8) دقيقة.

2- مكالمات هاتفية لأغراض خاصة (35،4) دقيقة.

3- قراءة المجلات المتعلقة بالعمل (49،4) دقيقة.

4- تناول الشاي والقهوة (46،6) دقيقة.

5- مراجعة المستشفى (75،5) دقيقة.

6- مغادرة المكتب قبل انتهاء العمل الرسمي (42،5) دقيقة.

7- مضيعات أخرى (132،5) دقيقة.

وفي دراسة أجراها (مايكل ليون) - أستاذ الإدارة بجامعة (نيوأورليانز)، ومؤلف كتاب "العمل بذكاء" - شَمِلَت مجموعاتٍ من الإداريين من 14 دولة، أظهرت أنَّ أهم مضيعات الوقت هي:

1- العوائق الهاتفية.

2- الزوار غير المتوقعين.

3- الاجتماعات المجدولة وغير المجدولة.

4- الأزمات.

5- عدم وجود أهداف وأولوليات ومواعيد للإنجاز.

6- مكاتب مزدحمة، وعدم وجود تنظيم شخصي.

7- تفويض غير فعال، وتدخُّل في (الروتين) والتفاصيل.

8- مُحاولة إنجاز الكثير بسرعة مع عدم تقدير الوقت اللاَّزم.

9- عدم وجود، أو عدم وضوح الاتِّصالات أو الإرشادات.

10- معلومات غير ملائمة، أو غير دقيقة، أو متأخرة.

11- التردد، أو التأجيل، أو التسويف.

12- عدم القدرة على قول: (لا).

13- مسؤولية وسلطة مضطربة.

14- ترك المهام قبل إنجازها.